一、主要作用

1、详细记录从请购到采购到收料进货的交易信息。

2、提供了多角度 的请购、采购、进货的进度管控报表，方便在日常 作业中做到跟催及管理，达到准时交货的目的。

3、针对公司内部对供应商的评估及管理，提供供应商ABC分析表等分析报表，将供应商做等级区分，提供给管理者制定采购政策时的参考依据。

4、对于日常采购项目，系统将详实记录商品报价信息及供应商价格变动过程，作为公司内部审查和核准的依据。

5、对于采购价格管理，系统提供了价格异常及交货异常的管理报表，用来检核采购是否有异常，供管理者来评估供应商与采购人员的绩效。

6、为了让采购人员与供应商到快速沟通，提供了【查询供应商信息】作业，在线实时查询到供应商的相关信息。例如供应商应付帐款、票据状况、采购单信息、进退货明细、供应商的商品价格等。

7、如果应付帐款与进货同时确立，系统还提供直接开票功能，直接连接【应付管理子系统】自动产生应付帐的采购发票，不需要另外人工输入。

二、主要作业流程

三、作业说明

3.1 供应商信息录入

供应商信息单头主要输入栏位有：供应商编号、简称、公司全称

3.1.1  基本信息页面

供应商电话、传真、负责人、联系人、采购人员、地区、交易币种点击此处弹出核准状况对话框可更改

在交易信息页面可供应商核准状态输入供应商的交易信息可更改供应商的ABC 等级

3.1.2  供应商核准

1、供应商有【1.已核准】、【 2.尚待核准】、【 3.不准交易】三种状态。

2、点击工具栏上的【已核准】、【尚待核准】、【不准交易】状态，供应商状态修改为【1.已核准】、【 2.尚待核准】、【 3.不准交易】。

3、当供应商核准状态为【 2.尚待核准】、【 3.不准交易】，无法做核价单、请购单、采购单、采购进货等相关的采购作业。

3、供应商核准状态为【 2.尚待核准】时，表格显示为黄色，如下图所示：

3.1.2 地址信息页面

输入供应商的地址

3.1.3  交易信息页面

采购单发送方式、允许分批交货打勾、付款方式、付款条件的选择、发票种类、税种与税率，在ABC 等级处还可更改供应商的ABC等级

3.2 采购询价单

针对采购价格的管理，系统提供询价到核价的流程，可记录供应商所有供应价格的变动过程,并可打印核价单打印作为内部审查或核准的依据，及时掌握采购价格波动。

3.3 采购核价单

针对供应商提供的商品报价信息建档,透过本作业将可记录供应商所有供应价格的变动过程,并可打印核价单打印作为内部审查或核准的依据. （ 备注： 采购核价单作业主要由采购部门作业）

单身信息：输入品号（自动带出品名、规格、最低补量及计价单位）、价格及生效日，若相同厂商的品号以前有输入核价单，那么再次输入时会带出原生效日及原单价，且现核价单的生效日自动默认为原核价单的失效日.若第一次报价则不会有原单价及原生效日。

录入核价单中也可进行分量计价

3.4 供应商料件价格

作业目的：采购品的供应商别供应品号的约定价信息录入. （ 备注：供应商料件价格的录入主要由财务部门作业）

录入供应商价格单头信息输入栏位主要有:品号（ 品名、规格、计价单位会随品号自动带出）、供应商编号（ 币种会随供应商编号自动带出）、采购单价、生效日， 如果有分量计价则在分量计价上打上勾录入供应商价格单身信息输入栏位主要有:数量以上、采购单价（ 注：只有单头的“ 分量计价”

打上勾时单身才可录入）

备 注 ： 供应商料件价格除新增录入外， 还可通过录入核价单审核回写过来（ 见第三节说明）。

除第一次开账外目前公司统一采用录入核价单回写至供应商料件价格档， 不允许直接在“ 供应商料件价格档” 中直接新增、修改。

只要供应商料件价格档中有价格， 则在新增请购或采购单时会自动带出单价

3.5 请购单

作业目的：请购作业乃基于内部管理需求,在对外发出采购单前,先进行需求的审查,由授权主管审查这些需求的合理性 (包括日期,数量,单位及来源) .请购作业常被使用于超耗用料的补料审查或独立于M R P / L R P 的采购计划前的需求审查. （ 备注： 请购单资料的建立主要由生管部门作业）

请购单资料来源有两种： 一种是直接新增建立， 另外一种是通过其它单据自动发放产生， 目前请购单主要是通过L R P 发放采购单产生， 其次是直接新增请购单。

请购单单头信息

请购单别、请购单号（ 依单据性质设定自动带出）、单据日期（ 默认当日， 亦可更改）、工厂、请购部门、请购人员（ 注： 来源及来源单号会自动带出）

请购单单身信息

品号（ 品名、规格、仓库、单位会随品号信息自动带出）、请购数量、需求日期、参考供应商（ 注： 结束栏不能手工更改， 它会随请购单产生采购单后自动由未结束变为结束状态）

备注 ： 请购单除在请购单单据中点“ 修改” 作维护外， 还可进入“ 维护请购信息” 中作业维护请 购单生成后如需要列印出来则需打印请购单

 3.6 维护请购信息

采购人员针对品号管辖范围的已审核的请购单信息,进行采购前的询、比、议价作业,并做采购发单前最后相关信息的审核. （ 备注： 维护请购信息主要由采购部门作业）

备注：维护请购单信息不能新增作业， 它只是调已审未结束的请购单进行修改。在维护请购单信息单头除采购人员及请购部门可更改外其它都不能作修改； 在维护请购单信息单身可新增新的信息来对请购单分单， 也可在原有的信息中对采购数量、采购币种、税种、预交货日、交货仓库进行修改。

请购单下达后采购人员可以拆分数量分别下给不同的供应商

1）点击拆分数量，可以自动复制当前的请购明细。

2）默认供应商编号为空白

3）默认采购数量=请购数量-其他行已经分配的数量（采购数量）

3.7 从请购单生成采购单。

从LRP自动发放的请购单，经过采购人员对供应商、指定型号、制造商、单价等审核后，可以自动生成采购单。(注：锁定选择里面有三个按钮，全部，锁定，未锁定，当你选择锁定的情况时，在进行下一步时会看不到物料采购清单，一般情况选择全部)。

3.8 采购单录入

因生产需求需向国内或国外采购的料件,在确定料件种类,数量,价格,供应商及交期等相关信息后,可以利用『维护请购信息』及『从请购单生成采购单』生成采购单. 若公司的采购均由采购人员独立作业,并无先前的请购程序及核准记录,亦可在『录入采购单』直接将采购单信息输入系统.目前公司采购单主要是通过请购单产生， 如有特例才会采取直接新增采购单。（ 备注： 采购单资料的建立主要由采购部门作业） .

3.8.1 采购单单头信息

主要输入栏位有:单别、单号（会随单据性质设定自动带出）、单据日期默认当日（亦可更改）、供应商（采购人员、交易币种、税种、付款条件会随供应商带出来）、工厂编号、备品率%

3.8.2 采购单单身信息

主要输入栏位有:品号（品名、规格、仓库、单价会随品号信息资料带出来，其中仓库、单价亦可更改）、采购数量、备品数量、预交货日

备 注 ：如果采购单是由请购单直接抛转过来，其单头及单身信息都会自动带出来（除备品率%外，备品率%需手工输入，备品率输入后其单身的备品数量会自动带出来，亦可手工更改）

3.8.3 采购单核准

在【设置采购单据性质】中设置采购单别为【更新核价】时，采购单审核后，自动更新供应商物料价格表。

3.10 采购变更单的录入

作业目的：保留采购变更历史记录,方便信息查询,并可将变更单打印成书面,转交相关单位（ 备注：采购变更单的录入主要由采购部门作业）

采购变更单单头信息主要输入采购单别、单号(采购单的供应商等信息自动带出），单头可对交易币种、税种进行变更，还可对采购单作整张结束

采购变更单单身可新增采购单序号，也可对原采购单序号中的内容（采购单数量、备品数量、预交货日、单价）进行更改，也可单笔指定结束

3.11 采购进货单的录入

当采购单发给厂商， 厂商做好物料后会送入公司， 这时需开采购进货单， 因采购进货需走检验流程，当厂商拿单请仓库文员查单、仓管点数后所开采购进货单处于未审状态（ 相当于暂收），其帐上数量此时是不会进入我们的系统库存， 待品管检验后再对进货单进行审核后才会增加系统库存量（ 备注： 采购进货单的录入主要由仓库部门作业）。

3.14 采 购 退 货 单 录 入

采购进货入库后,在保存期间或制造过程发觉有不良的状况,经品管判定是来料不良， 与供应厂协

商经同意后,将原进货商品退回供应商的作业.（ 备注： 采购退货单主要由仓库部门录入）

1、退货单单身可以输入原进货单别、单号、序号”带出品号等相关信息,采购单也会随进货单自动带出.退货单单身也可以通过输入原采购单别、单号、序号来带出相关信息,但进货单号不会自动带出来

2、退货单单身：品号、品名、规格、数量、其中备品数量、仓库等信息会随进货单或采购单自动带出，在退货单身

只需对数量、其中备品数量或仓库作修改（如果不需修改则为默认数据，依实际情况而定）

3.15 相关报表查询

1、请购明细表

请购单位查询及追踪请购单的阶段状态,包含未请购,已采购,待验,进货状态…等数量及信息.

2、 采购明细表

将「录入采购单」的信息按采购单据打印信息清单.

3、 进货明细表

将「录入进货单」的信息按进货单单据打印信息清单.

4、 供应商信息查询

可于本报表中查询所与供应商往来及付款的详细资料。